CB/T 3495.17-1998

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前    B

本标准参照GB∕T9705-88((文书档案案卷格式》、GB/T11822 — 89《科学技术档案案卷构成的一般 要求》,并结合CB3495.1-92«船舶工业档案管理规则 分类大纲及编号》进行编制,是一项船舶工业档 案业务管理标准。

本标准由中国船舶工业总公司办公厅提岀并归口。

本标准起草单位:中国船舶工业总公司第七研究院第七O一研究所。

本标准主要起草人:贝珍丽、都永芬、吕凤芝、成更海。

中华人民共和国船舶行业标准

CB/T 3495.17-1998

分美号：u Ol

船舶工业档案管理规则

案卷格式和一般要求

RegUIatiOnS for archives Inanagenent for ShiPbUiIding industry File format and general requirement

1范围

本标准规定了船舶工业档案案卷的格式、装订及制作等要求。

本标准适用于船舶行业企、事业单位除职工、教学、会计类档案以外的档案案卷。

2引用标准

下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均 为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T 9705-88文书档案案卷格式

GB/T 11822→9科学技术档案案卷构成的一般要求

CB 3495.1—92

CB 3495. 2—92

CB 3495. 3—92

CB 3495.4—92

CB 3495. 5—92

CB/T 3495.13-1997船舶工业档案管理规则 科研

3定义

本标准釆用下列定义。

»1案卷file

由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

3. 2卷内目录file IiSt

案卷内登记文件及其排列次序的目录。

3- 3卷内备考表memorandum

说明案巻内文件状况的表格。

3- 4 档号 archival number

在整理和管理档案过程中,以字符形式赋于档案的一组代码，

4案卷卷皮（盒）格式

4.1船舶工业档案案卷卷皮（盒）分为软、硬卷皮和卷盒。

42卷皮和卷盒尺寸,见图la、图止、图2a、图2b和表1.

中，国船16工业总發司1998—12-29»准                      1999-06-（H实施

卷内目录项目包括:档号、序号、编号、责任者、题名、日期、页号顷数）、密级、备注.

5.3卷内目录的填写说明

5. 3.1档号按CB 3495.1规定填写。

5.Λ2序号是卷内文件的排列顺序,按CB 3495,2-5,13有关规定填写。

5.3.3编号是卷内文件（公文、文字材料、图样和技术文件、科研文件、仪表和设备文件、基建文件等）制 发单位的文号、图号或编号以及部门、个人自编号等.

5∙3∙4责任者是卷内文件的署名者（单位或个人）。单位可写通用简称。责任者为两个或两个以上的， 只写第一个,后面加“等”。

5. 3.5题名（标题）一般照实抄录文件标题。文件无标题或标题不能揭示内容时,可自拟标题,外加吒 了’号

5.3.6日期是文件材料的形成日期，用阿拉伯数字填写,在表示年、月、日的数字右下角加七”。以省略 “年“、“月“、“日”字样。

5.3.7页号（页数）在案卷装订成册时,页号应在每份文件材料首页上标注的页数。

案卷不装订时,页号应在卷内每份文件上墳写的总页数，

5.3.8密级按文件标明的保密级别填写。

5.4卷内目录放置

卷内目录放置在案卷内文件的首页之前。

6卷内备考表格式

6.1卷内备考表尺寸

卷内备考表尺寸见图8。

6.2卷内备考表项目

卷内备考表项目包括:档号、立卷情况、说明、立卷人、检査人、日期。

6.3卷内备考羨填写说明

6.3.1档号内容同5.3.1。

6.3.2立卷情况应填写本案卷内文件的件数、页数（卷内目录和备考表不计）,以备统计。

6.3.3说明指卷内文件增减、修改、销毁等情况说明。

6.3.4立卷人由责任立卷者签名.

6.3.5检査人由立卷部门负责人签名。

6.3.6日期指立卷完成的时间。

6.4卷内备考表应放在案卷内文件之后。

7案卷的装订

7.1案卷可采用装订和不装订两种形式.

7.2案卷内不同尺寸的文件表格、图纸等,应按统一尺寸折迭。

7.3装订要求

7.3-1案卷装订成册或单份文件装订,应取掉金属物（针、钉等采用线装方法。

7,3.2装订时注意不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读。

7.4案卷装订成册后,统一在有文字图形的每页材料正面的右上角、背面的左上角依次编写页号。

7.5案卷不装订,其每份文件的首页右上方要加盖档号章,图表应按规定尺寸折迭好,在其反面右下角 加盖档号章。档号章样式见图9。

8卷皮（盒）、卷内表格制作及材料要求。

8.1卷皮（盒）用牛皮无酸纸板双裱压制,也可用黄板纸制作,外裱牛皮纸.

8.2卷盒翻口处中部设置横穿绳带,侧旁置两搭扣,使盒盖能紧扣住卷盒见图IO_O

8.3卷内目录、卷内备考表用70 g以上白色书写纸制作。

8.4卷皮和表格制作的字体、字号可以自定。

表1                          mm

4.3卷皮（盒）封面和眷背项目

4.3.1封面项目包括:全宗名称、档号、全宗号、缩微号、案卷题名、日期、保管期限、密级。各项目具体位 置、尺寸见图3。

4.3-2脊背项目包括:全宗号、档号、案卷题名、保管期限。

底脊背项目包括:档号、案卷题名。各项具体位置、尺寸见图4。

4.4封面、脊背填写说明

4.4.1全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称应用全称或通用简称。如“中国船舶工业总公 司”简称“船舶总公司”;“中国船舶工业总公司第X研究院第×××研究所”简称“船舶总公司X院XX X所气

4. 4.2档号由分类号、项目代号（或年代号）、案卷号组成。按CB 3495. 1规定填写。

脊背宽D为10、15、20、30 mm脊背上的档号填写格式可选择图5或图6₀ 脊背宽D为40、50、60、90mm脊背上的档号一律为横写格式见图6。

4.4.3全宗号填写档案馆指定给立档单位的编号。

• 4- 4-4缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。

4∙4∙5案卷题名（案卷标题）一般由立卷者自拟。

A、B、C、D四大类档案的案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发单位、内容、文种。文字应力求 简炼、明确。

E、F、G、H四大类档案的案巻题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。其案巻题名主要内容包 括项目名称（及其代字、代号）、特征（如阶段、专业、公文、图样、技术文件、其它文字材料等）。

4∙4∙6日期填写卷内文件的起止日期。

4.4∙7保管期限是立卷时划定的案卷保管期限,分为永久、长期、短期三种保管期限。

永久为50年以上;长期为15至50年;短期为15年以下。

4.4.8密级按照保密规定划定的密级填写。当卷内文件有不同的密级时，则按最髙密级填写。

4.5填写要求

4.5.1使用软卷皮装入卷盒保管时,卷盒封面不填写,脊背填写全宗号、档号、保管期限。

4.5.2填写案卷封面和脊背时用黑墨汁或黑墨水、蓝黑墨水,'字迹规范工整，也可采用计算机打字。

5卷内目录格式

5.1卷内目录

5.1.1国内通用16开型（即长X宽为260 mmXl85 'mm）。适用于A、B、C、D四大类案卷和其它类别的 公文卷。其尺寸见图7。

5.1.2国际标准A4型（即长X宽为297 mm×210 mm）_O适用于E、F、G、H四大类案卷。其尺寸见图 7。

• 5- 2卷内目录项目

  El

  
  

  国專四凰廓留鬱廁qιffi BUI oε,OZ^tSIⁱOl=Q

  
  
  
  
  

  866L-√ L 勺6龙 ɪ/flɔ

  
  

  220(210,230)

  
  
  
  
  
  

300(280,320)

D=≡= 10,15»20»30>40,50,60,90 mm 图2b卷盒展开示意图

220(210,230)

D=I5,25,30,60,90 mm 图4a案卷脊背

D=15,25,30,60,90 mm 图4b案卷底脊背

210(185)

170(150)

立卷情况，

本保管单位共一件,共_页

其中文字材料—件,共—页 图样_份，共—页，照片—张

说明：

图10卷盒立体

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